Documentele contabile obligatorii pentru societățile comerciale
1. Registrul unic de control - este obligatoriu pentru societatile înregistrate la Oficiul Registrului Comerțului, conform Legii nr. 252/2003, atât pentru sediul social, cât și pentru fiecare sediu secundar, în termen de 30 de zile de la înregistrarea la Registrul Comerțului. Acest registru este utilizat pentru a ține evidența tuturor controalelor efectuate asupra societății de către organele de control.
2. Registrul de evidență fiscală - este obligatoriu numai pentru unitățile plătitoare de impozit pe profit 16%, nu este obligatoriu pentru microîntreprinderi, care sunt plătitoare de impozit pe venit, acestea fiind obligate la plata impozitului pe profit doar atunci când depășește cifra de afaceri de 500.000 euro (valabil de la 01.02.2017). Este nevoie de un singur registru de evidență fiscală la sediul firmei. Acesta trebuie completat pe baza balanței de verificare, explicându-se modul de calcul al impozitului pe profit. Termenul de completare coincide cu declararea impozitului pe profit de către operatorii economici.
3. Registrul general de evidență a salariaților (REGES-REVISAL) - se completeaza de către societățile care au angajați conform cu HG 500/2011, după ce firma se înregistrează la Inspectoratul Teritorial de Muncă și primește un user-name și o parolă. Acesta se va completa și transmite electronic. Pentru primul contract de muncă se depune la I.T.M. o documentație specifică pentru obținerea de username și parolă.
4. Registrul asociaților (pentru o societate tip SRL) - conform Legii 31/1990 societățile înregistrate ca S.R.L. trebuie să țină registrul asociaților cu toate datele de identificare ale acestora și părțile sociale deținute. Acesta se completează de către administratorul societății. În registrul asociaților se vor înscrie, după caz, numele și prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul fiecărui asociat, partea acestuia din capitalul social, transferul părților sociale sau orice altă modificare privitoare la acestea. Administratorii răspund personal și solidar pentru orice dauna pricinuită prin nerespectarea prevederilor de la alin. (1). Registrul poate fi cercetat de asociați și creditori.
5. Registrul inventar - se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui element de activ și de pasiv. Acesta este un document contabil obligatoriu care se întocmește cel puțin o dată pe an în timpul funcționării societății și cu ocazia încetării activității societății: divizare, fuziune, insolvență, precum și în alte situații prevăzute de lege. Poate fi achiziționat sau întocmit electronic cu ajutorul softurilor specifice.
6. Registrul jurnal - conform Legii contabilității 82/1991 este un document contabil obligatoriu și trebuie întocmit în așa fel încât în orice moment să fie posibilă identificarea și controlul operațiunilor contabile. Datele se înregistrează cronologic și sistematic în ordinea modificării elementelor de activ și de pasiv. Se păstrează în cadrul unității timp de 10 ani de la data încheierii exercițiului financiar pentru care a fost întocmit. În acest registru se completează doar rulajele, registrul detaliat se listează si este arhivat la dosarul fiecarei luni. Poate fi achiziționat sau întocmit electronic cu ajutorul softurilor specifice.
7. Registrul cartea mare - registru contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar cronologic și sistematic, prin regruparea conturilor, mișcarea tuturor elementelor de activ și pasiv. Acesta stă la baza întocmirii balanței de verificare. Este un document de sinteză și sistematizare, conține simbolurile conturilor debitoare și creditoare corespondente. Poate fi achiziționat sau întocmit electronic cu ajutorul softurilor specializate.